Miten järjestän matkan?
Tässä muutamia vinkkejä siitä, mitä tulee ottaa huomioon suunniteltaessa matkaa/retkeä ulkomaille.
Ohjeet on laatinut Nuoren Keskuksen kansainvälisten asioiden toimikunta monivuotisen matkanjärjestämiskokemuksen pohjalta.
1. Retkeen sitoutuminen, alkuvalmistelut
2. Matkabudjetti
3. Yhteydet matkatoimistoon, vastuullinen matkanjärjestäjä
4. Matkan markkinointi
5. Yhteydenpito ryhmään
6. Vanhempien informointi
7. Yhteydet matkakohteeseen
8. Matkanjohtajan vastuu
1. Retkeen sitoutuminen, alkuvalmistelut
Ryhmän kokoaminen vie oman aikansa – aloita suunnittelu ja valmistelut hyvissä ajoin. Ajankohdan ja matkakohteen päättäminen on hyvä tehdä jopa vuotta aiemmin.
Lähtijöiden sitoutuminen matkaan on olennaisen tärkeää. Matkan varausmaksu ilmoittautumisen yhteydessä varmistaa lähtijän sitoutumista, peruutuksen sattuessa varausmaksua ei palauteta.
2. Matkabudjetti
Kartoita matkan kaikki kulut: matkaliput, osallistumismaksut, kuljetukset, tietullit, lentokenttäverot, viisumit, majoitukset, ruokailut, päivärahat, puhelin- ja postituskulut, toimitusmaksut, markkinointikulut, käteiskassa yllätysten varalle. Määrittele näiden perusteella osallistumismaksu sekä minimi–maksimiosallistujamäärät matkalle.
3. Yhteydet matkatoimistoon, vastuullinen matkanjärjestäjä
Ulkomaanmatkojen järjestäminen on luvanvaraista toimintaa, yksityinen henkilö tai yhteisö ei voi niitä itsenäisesti järjestää. Tarvitset yhteistyökumppaniksi eli vastuulliseksi matkanjärjestäjäksi matkailuyrittäjän, jolla tämä lupa on – käytännössä matkatoimisto.
Kartoita kuljetusvaihtoehdot eri firmoista, pyydä eritelty hinta-arvio (tietullit, lauttamaksut). Sovi virallisesta matkanjärjestäjäasemasta ja mitä se pitää sisällään. Sovi peruutusehdot ja aikataulut sekä huolehdi majoitusvaraukset ja ilmoittautumismaksut. Sovi maksuliikenteestä ja lippujen toimittamisesta ennen matkaa.
Toimita osallistujatiedot matkatoimistolle: hyttijako, istumajärjestys yms. Tarkista laivayhtiöiden ikärajat ja tarvittavat huoltajamäärät matkan aikana.
4. Matkan markkinointi
Kun kohde, ajankohta ja kustannukset ovat selvillä, on aika markkinoida matkaa. Tiedota riittävän ajoissa riittävän laajalle kohderyhmälle. Kerro tarkat tiedot matkasta: päivämäärät, kohde, hinta ja mitä se sisältää, matkustustapa, yhteystiedot, ilmoittautuminen, peruutusehdot ja -maksut.
Mikäli olette valmiita ottamaan matkalaisia oman toimialueen ulkopuolelta, muistakaa markkinointi myös heille: naapuriseurakuntiin, rovastikuntaan yms. Nuorten Keskus välittää myös mielellään tietoa suunnitteilla olevista ulkomaan retkistä. Ilmoita matkasi Nuorten Keskuksen "Matkapankkiin": toimisto@nuortenkeskus.fi.
5. Yhteydenpito ryhmään
Valmistautumista ja sitoutumista edesauttaa yhteinen tapaaminen ja yhteinen työskentely matkan hyväksi. Vaihtoehtoina esim. rahankeruu tai ryhmätehtävät matkakohteeseen liittyen.
Ennen matkaa lähtijöille toimitetaan kirjalliset ohjeet matkasta: matkaohjelma, aikataulut, matkavarustus, passi, matkavakuutus, valuutta, tiedot paikallisista olosuhteista, pakkaustapa, yhteystiedot, kokoontumisohjeet lähtöön.
Sopimus alkoholin käytöstä/ostosta matkan aikana, erityisesti alaikäisten osalta kannattaa miettiä myös etukäteen.
6. Vanhempien informointi
Nuorisoryhmien osalta täytyy vanhemmille antaa tiedot matkasta, mieluiten kasvotusten. Minne mennään, mitä tehdään, ketä mukana, kuka vastuussa, tarvittavat asiakirjat (passit, viisumit), matkavakuutukset (jokaisella oma/ryhmällä yhteinen seurakunnan puolesta), yhteystiedot ennen matkaa ja sen aikana.
Myös nuorilla ja retken vetäjillä on hyvä olla mukana tieto mistä vanhemmat tavoittaa matkan aikana. Alaikäisille on hyvä olla vanhempien allekirjoittama lupa osallistua matkalle.
7. Yhteydet matkakohteeseen
Ilmoita matkakohteeseen tulostanne ajoissa. Toimita tarvittava informaatio, kuten osallistujalista etukäteen.
Varaa majoitus sekä selvitä tarvittavat tavarat, esim. makuupussi, paikan hygienia- ja peseytymistaso, omien ruokailuvälineiden tarve.
Selvitä tutustumiskohteet, nähtävyydet yms. sekä niiden aukioloajat ja maksut.
Hoida ilmoittautumismaksut (pankkisiirto ulkomaille mikäli mahdollista).
Ota selvää ohjelmasta ja aikatauluista ja sovi niistä.
Ennakoi erityisruokavaliot.
Onko tulkkaus mahdollinen ja tarpeellinen?
Tarvitaanko perillä kuljetuksia erikseen?
Selvitä tapahtuman/vierailukohteen säännöt, pukeutumisohjeet, paikalta poistumismahdollisuudet yms.
8. Matkanjohtajan vastuu
Matkanjohtaja on vastuussa ryhmästään kaiken aikaa, sekä matkan aikana että perillä ollessa. Jos matkanjohtajia on useampia, sopikaa selkeästi vastuista.
Matkanjohtaja tiedottaa ryhmälle omista menemistä ja tulemisistaan, kaikilla on tieto mistä hänet tavoittaa. Jokainen ryhmäläinen ilmoittaa matkanjohtajalle omat kulkemisensa eli matkanjohtaja tietää, missä ryhmäläiset liikkuvat.
Matkanjohtajan muistilista:
- kynä, paperia
- osallistujalista + yhteystiedot
- liput
- käteiskassa (kuitit talteen)
- ensiapu
- mahdolliset tuliaiset
- yhteystiedot lähimpään lähetystöön/konsulaattiin
- mieti myös miten toimitaan sairastapauksissa
|
